Hiện nay, đa phần mọi người đều sở hữu một địa chỉ email cá nhân, nhưng tỷ lệ người sử dụng Email doanh nghiệp và biết rõ lợi ích của nó lại không cao. Để công việc nội bộ diễn ra nhịp nhàng hơn và thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng dễ dàng hơn, bạn nên tận dụng những điểm mạnh của loại email này.
Cùng Cloud Việt tìm hiểu chi tiết về vấn đề trên trong bài viết dưới đây:
1. Email Doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là tài khoản có đuôi email gắn liền với tên miền doanh nghiệp. Email này được công ty cấp cho từng nhân viên sử dụng để giao tiếp trong công việc như gửi thư cho khách hàng, đối tác,… Nếu nhân viên nghỉ việc thì công ty vẫn có thể thu hồi email về và đảm bảo các dữ liệu, thông tin cũng được lưu trữ trong phạm vi an toàn.
Ở bất kì đâu, từ các buổi hội thảo hay các bữa tiệc tùng, trên bàn nhậu, bạn đều có thể gặp được một khách hàng tiềm năng trong tương lai. Sau khi giới thiệu về ưu điểm của sản phẩm và thuyết phục khách hàng hợp tác làm việc, bạn cần gửi cho họ danh thiếp trong đó có số điện thoại, email, địa chỉ và tên công ty của mình đang làm việc. Trong đó, phần thông tin liên lạc rất quan trọng, giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và pro của bạn.
Giả sử trên tấm danh thiếp đó ghi địa chỉ email cá nhân hoặc một email nào để không đúng với doanh nghiệp bạn như gmail, yahoo, yandex…, Lúc này nhiều khách hàng sẽ đánh giá bạn không cao và cảm thấy đắn đo với lời mời hợp tác từ bạn. Vì vậy, bạn cần lập một tài khoản email có chứa tên doanh nghiệp của mình để tạo phong thái làm việc chuyên nghiệp.
Email cho doanh nghiệp có cấu trúc rất đơn giản, đó là tenban@domain.com. Chẳng hạn bạn tên Huỳnh đang làm việc tại Cloud Việt, thì email của bạn tại công ty sẽ là huynhnv@cloudviet.com.vn.
2. Xây dựng và khẳng định niềm tin với khách hàng của bạn
Với sự phát triển của công nghệ thông tin ngày nay thì những kẻ xấu càng lừa đảo tinh vi hơn tấn công chiếm đoạt một số tài khoản cá nhân sứ dụng gmail, yahoo… Giả sử, một ngày khi bạn nhận được một email spam từ một khách hàng mới, muốn hợp tác cùng bạn. Ngay lúc đó bạn có đủ tự tin nhấp vào đọc và làm theo email đó không. Theo tôi nghĩ 100% người am hiểu sẽ không làm theo email đó.
Chính vì vậy, Hệ thống Email doanh nghiệp của công ty bạn phải luôn bao gồm các giao thức bảo mật nâng cao (anti virus) và bộ lọc thư rác (anti spam), giúp bảo vệ hệ thống của bạn khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài. Điều này đảm bảo sự an toàn thông tin cho nhân viên và khách hàng của bạn.
Email theo tên miền của doanh nghiệp giúp bạn yên tâm rằng các tệp dữ liệu quan trọng sẽ không bị nhiễm vi-rút hay bị phần mềm độc hại tấn công. Ngoài ra, khách hàng của bạn có thể yên tâm đọc email bạn gửi mà không cần lo sợ điều gì. Do đó tăng niềm tin khách hàng dành cho bạn.
3. Kiểm soát và quản lý email doanh nghiệp
Khi sử dụng email cá nhân, chủ doanh nghiệp không thể quản lý được các thông tin trao đổi với khách hàng và trong nội bộ công ty. Ngược lại, dịch vụ email doanh nghiệp trên đám mây sẽ giúp chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện những việc sau:
– Xem các quy trình dịch vụ khách hàng thông qua một loạt các email liên lạc.
– Dễ dàng nâng cấp và cung cấp nhiều tài khoản email cho nhân viên khi số lượng tăng lên.
– Hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề nhạy cảm và thách thức gặp phải khi làm việc với khách hàng.
– Đảm bảo tất cả người dùng Email doanh nghiệp đều nằm dưới sự kiểm soát của công ty.
4. Email hoạt động phục vụ cho riêng bạn
Các ứng dụng tích hợp với email của doanh nghiệp dựa trên công nghệ đám mây rất đa dạng, đảm bảo tất cả các tính năng cần thiết cho công việc văn phòng. Cụ thể:
– Lên kế hoạch cá nhân và kế hoạch cho nội bộ công ty.
– Tính hợp các ứng dụng văn phòng (như Word, PowerPoint, Excel, v.v.).
– Hỗ trợ dịch vụ trao đổi với khách hàng qua email hoặc điện thoại.
– Chống spam và bảo vệ phần mềm độc hại.
– Dung lượng hộp thư lớn giúp quản lý email tốt hơn.
– Bảo mật mạnh hơn giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
– Xem bảng so sánh chi tiết về các tính năng và chi phí của Email doanh nghiệp.
5. Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Email doanh nghiệp có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền so với tài khoản email miễn phí. Các giải pháp miễn phí thường đi kèm với không gian lưu trữ hạn chế.
Vì vậy, sau một khoảng thời gian nhất định, bộ nhớ dữ liệu sẽ quá tải và bạn bắt buộc phải xóa một số tệp thông tin quan trọng. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến bạn mất thông tin email và tệp có giá trị về lâu dài.
6. Email doanh nghiệp giúp bạn mở rộng dễ dàng
Khi doanh nghiệp đạt đến bước tăng trưởng mới, đòi hỏi thay đổi một nhà cung cấp dịch vụ chất lượng hơn, thì vấn đề gặp phải là quá trình trao đổi dữ liệu. Nếu việc này diễn ra chậm trễ, khiến đối tác hay khách hàng không thể liên hệ với công ty qua email, sẽ dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng khác.
Tuy nhiên, khi sử dụng Email doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng tích hợp các công cụ cộng tác, thêm hoặc loại bỏ đi một tài khoản, sao lưu dữ liệu và thay đổi bộ nhớ. Đây là giải pháp hàng đầu, đặt nền tảng vững chắc cho việc mở rộng doanh nghiệp trong tương lai.
7. Dung lượng lưu trữ lớn
Một trong những lợi thế lớn của email đám mây là dung lượng lưu trữ không giới hạn và dễ dàng tích hợp, mở rộng. Khi số lượng người dùng và thời gian sử dụng email tăng lên, bạn sẽ dễ dàng xin cấp phép chỉ bằngg vài bước đơn giản.
Outlook và Exchange trong Microsoft Cloud cung cấp cho bạn tối đa 50GB email, cho phép đính kèm tệp lên đến 150MB và lưu trữ tệp đến 1TB trên OneDrive. Với dung lượng khủng như vậy, bạn sẽ không phải lo lắng về việc hộp thư của mình bị đầy và không thể đính kèm file lớn như khi dùng email cá nhân.
8. Tìm kiếm thông tin tài nguyên dễ dàng
Với Email doanh nghiệp, tất cả các tài nguyên sẽ được lưu trữ một cách thông minh, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đặc biệt các tính năng lưu trữ email và eDiscovery (khám phá điện tử) là những ưu điểm nổi trội của email đám mây.
Trong trường hợp có nhân viên ăn cắp dữ liệu hoặc vô tình xóa các email quan trọng liên quan đến giao dịch hợp đồng, bạn có thể dùng tính năng này để trích xuất dữ liệu và bằng chứng giao dịch trong email của doanh nghiệp.
9. Cài đặt chính sách email cho tổ chức
Bản chất phi tập trung hoặc ủy quyền của email dành cho doanh nghiệp là rất rõ ràng. Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể truy cập và lưu trữ dữ liệu cá nhân khi được cấp quyền.
Nếu là quản trị viên, bạn có thể thiết lập chính sách cho từng cá nhân hoặc toàn bộ tổ chức. Đối với những email quan trọng, bạn có thể hạn chế gửi đi bằng tính năng Kiểm duyệt email trước khi gửi.
10. Phục hồi sau thảm họa dễ dàng hơn
Khi dữ liệu nội bộ bị hacker tấn công, doanh nghiệp sẽ mất tất cả thông tin quan trọng, gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh. Nếu bạn cập nhật tất cả dữ liệu lên email từ đám mây thường xuyên, bạn sẽ không cần lo lắng đên các vấn đề liên quan đến phần cứng.
Giả sử máy tính của bạn bị tấn công, bạn hoàn toàn có thể sử dụng máy tinh khác và đăng nhập vào Email doanh nghiệp để làm việc như bình thường. Máy móc có thể bị lỗi, nhưng dữ liệu của bạn luôn an toàn và nguyên vẹn.
11. Truy cập mọi lúc mọi nơi
Email doanh nghiệp giúp bạn truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị. Bạn có thể truy cập email ngay lập tức từ laptop, máy tính bảng hoặc thậm chí điện thoại thông minh của bạn. Điều này giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể, đặc biệt là đối với những người thường xuyên làm việc từ xa.
Các tài khoản email dựa trên đám mây đồng bộ hóa ngay lập tức và tự động, do đó, dữ liệu có thể được truy cập từ nhiều thiết bị. Miễn là thiết bị của bạn có kết nối internet, bạn có thể truy cập tệp của mình mọi lúc, mọi nơi và làm việc trực tuyến.
Trên đây là những lợi ích nổi bật của email đám mây, mà doanh nghiệp nên tận dụng để tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động quản trị của mình. Bạn có thể dễ dàng thiết lập và cài đặt dạng email này cho toàn bộ công ty theo hướng dẫn của các nhà cung cấp dịch vụ email cho doanh nghiệp.
Để biết thêm các thông tin hữu ích khác, hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của Cloud Việt nhé!
