ERP là một thuật ngữ trong ngành hệ thống và quản trị doanh nghiệp đã không còn quá xa lạ nữa. ERP đã được tạo ra để hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động, điều hành, quản lý trở nên dễ dàng hơn và tối ưu công việc trong bộ máy doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn khá nhiều người chưa thật sự hiểu rõ hoặc chưa nắm được ERP có những gì và tác dụng của từng phần. Để biết rõ hơn về ERP là gì và lợi ích của hệ thống ERP, hãy cùng Cloud Việt tìm hiểu tại bài viết dưới đây nhé!
ERP là gì?
ERP – Enterprise Resource Planning là khái niệm dùng để chỉ một phần mềm với chức năng hỗ trợ quá trình hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình quản lý các hoạt động của một doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều phần mềm và công cụ khác nhau. Và để việc quản lý có hiệu quả cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phần mềm đó.
Tuy nhiên, ERP có thể đơn giản hóa việc quản lý của doanh nghiệp bằng cách tích hợp tất cả công cụ này vào một phần mềm. Điều này tạo nên sự nhất quán và thuận tiện trong quá trình quản lý của doanh nghiệp.
Sử dụng ERP sẽ giúp bạn quản lý mọi hoạt động của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức. ERP kết nối tất cả các phần lại với nhau, tạo nên một phần mềm duy nhất. Từ đó, các số liệu sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách tổng quan và đầy đủ nhất về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ vào ERP, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt mọi hoạt động của các phòng ban.
Xu hướng phát triển ERP
ERP hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được sử dụng lần đầu tiên ở những năm 1990 bởi The Gartner Group. Thuật ngữ ERP được bắt nguồn từ MRP, đây là thuật ngữ đã được nhiều người trong giới kinh doanh biết đến ở thời điểm đó.
Trong đó, MRP được viết tắt từ Material Requirements Planning và Manufacturing Resource Planning. Hệ thống giúp các doanh nghiệp cải thiện được độ hiệu quả và hỗ trợ đưa ra những những quyết định cho các cấp quản lý của dây chuyền sản xuất vào những năm 1960.
Đến những năm 1990, ERP được ra đời bởi The Gartner Group và một số doanh nghiệp khác. Lúc này, họ muốn tìm cách để áp dụng MRP vào nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Đồng thời, họ còn mong muốn mở rộng quy trình và khả năng ở các lĩnh vực khác trong doanh nghiệp.
Ở giai đoạn đầu, ERP chỉ tập trung vào việc hợp lý hóa những quy trình hậu bị như kho bãi, nhân sự, mua hàng, công nghệ thông tin, tài chính, sản xuất, lập kế hoạch,… và sắp xếp các dữ liệu của doanh nghiệp. Còn ở giai đoạn sau, với nhu cầu sử dụng ngày càng cao và có sự xuất hiện của Internet, ERP đã được mở rộng hơn ở nhiều lĩnh vực trong một doanh nghiệp.
Hiện nay, trước sự phát triển của công nghệ cao, hệ thống ERP đã tích hợp vào mọi lĩnh vực và cung cấp chức năng trong một tổ chức. ERP được sử dụng với mục đích chủ yếu là hỗ trợ những nhà lãnh đạo và các nhà quản lý nắm bắt rõ hơn mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, đây là hệ thống hỗ trợ việc xác định các cơ hội và đưa ra những quyết định quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp.
ERP hiện được bao gồm 2 loại hệ thống chính là ERP tại chỗ và ERP dựa trên đám mây. Những hệ thống này được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ. Bởi ERP đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp trong việc quản lý và phát triển các hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp.
Các thuật ngữ cơ bản về ERP
Phạm vi sử dụng ERP vô cùng rộng, nên có rất nhiều thuật ngữ và khái niệm liên quan đến hệ thống này. Dưới đây, Cloud Việt sẽ giới thiệu đến bạn 10 thuật ngữ quan trọng nhất bạn cần phải hiểu rõ trước khi quyết định lựa chọn sử dụng ERP cho doanh nghiệp của mình:
Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP):
Là hoạt động sử dụng những công cụ quản lý quy trình kinh doanh để thực hiện quản lý thông tin của tổ chức.
ERP tại chỗ:
ERP sẽ được cài đặt trực tiếp lên phần cứng và lên máy chủ. Hệ thống này sẽ được quản lý bởi bộ phận công nghệ thông tin nội bộ trong doanh nghiệp.
ERP dựa trên đám mây:
Phần mềm ERP đã được cài đặt và được nhà cung cấp của bạn quản lý.
Quản lý chuỗi cung ứng:
Khái niệm dùng để chỉ việc quản lý dòng hàng hóa và dịch vụ từ lúc bắt đầu cho đến điểm tiêu dùng.
Nhà cung cấp bên thứ ba:
Là các đối tác hoặc doanh nghiệp sẽ được tích hợp vào hệ thống ERP doanh nghiệp của bạn.
Lập kế hoạch yêu cầu năng lực:
Phương pháp được sử dụng để xác định năng lực và khả năng sản xuất có sẵn của một doanh nghiệp.
Giải pháp di động:
Là khả năng truy cập vào các dữ liệu thông qua hệ thống ERP của doanh nghiệp thông qua thiết bị di động tại bất cứ địa điểm nào.
Tùy chọn triển khai ERP: Khái niệm để chỉ bất cứ hệ thống ERP nào có thể được sử dụng tại doanh nghiệp của bạn.
Kiến trúc doanh nghiệp:
Là cấu trúc của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận cần thiết cho các hoạt động kinh doanh.
Quản lý quan hệ và chăm sóc khách hàng:
Đây là công cụ được các doanh nghiệp dùng để quản lý những hoạt động tương tác, kết nối với khách hàng.
Hệ thống ERP là gì?
Hệ thống ERP là bao gồm nhiều công cụ và ứng dụng dùng để hỗ trợ mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp giao tiếp với nhau một cách hiệu quả nhất. Hệ thống ERP sẽ tích hợp mọi lĩnh vực trong một doanh nghiệp vào cùng một hệ thống thông tin.
Hệ thống ERP bao gồm các ứng dụng và công cụ giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn giao tiếp với nhau theo cách hiệu quả hơn. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện.
Chính vì thế, mọi hoạt động kinh doanh từ sản xuất, nhân sự, bán hàng, tiếp thị đến tài chính,… đều được sử dụng cùng một nguồn thông tin được cập nhật liên tục. Các hệ thống này sẽ giúp việc hoạch định nguồn lực doanh nghiệp trở nên hợp lý hóa hơn ở các việc thu thập, lưu trữ, sử dụng các dữ liệu của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP thích hợp để hỗ trợ bạn trong quá trình thu thập và lưu trữ các dữ liệu vào cùng một nơi từ nhiều lĩnh vực, bao gồm:
Tài chính và Kế toán.
Kinh doanh thông minh.
Quản lý quan hệ khách hàng.
Thương mại điện tử.
Quản lý chuỗi cung ứng.
Quản lý sản xuất.
Quản lý tồn kho.
Quản lý kho hàng.
Nhân sự.
Điểm bán hàng (POS).
Lợi ích mang lại của hệ thống ERP
Chính vì sự hỗ trợ đa dạng các lĩnh vực trong một doanh nghiệp, hệ thống ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho người dùng:
Xây dựng không gian nội bộ cho doanh nghiệp
Đồng nhất dữ liệu
Tiết kiệm nguồn lực doanh nghiệp
Tối ưu hiệu suất công việc
Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp
Khi nào doanh nghiệp cần đến ERP?
Mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong các lĩnh vực quản lý và những thách thức đang phải đương đầu cũng khác nhau. Chính vì sự khác biệt này nên không thể áp dụng cùng một cách quản lý cho nhiều doanh nghiệp.
ERP chính là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tốt nhất trong việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp. Bạn có thể quyết định lựa chọn sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp các vấn đề sau:
Tốn quá nhiều thời gian của các thành viên trong nhóm vào những công việc có khả năng hợp lý hóa và tự động hóa.
Việc truy cập vào các nguồn dữ liệu của công ty quá khó khăn. Trong khi bạn cần những thông tin đó để có thể đưa ra các quyết định chính xác nhất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp của bạn đang cần hợp tác với nhiều nhà cung cấp và những ứng dụng ở bên thứ 3 trên toàn cầu.
Doanh nghiệp của bạn đang sử dụng quá nhiều phần mềm và các quy trình hoạt động khác nhau. Điều này dẫn đến các hoạt động không có sự liên kết và thống nhất.
Không thể kiểm soát được số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp hàng ngày.
Tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm thông tin nội bộ. Nhân viên luôn phải cố gắng để tăng năng suất và sử dụng cùng lúc nhiều công cụ để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm thông tin. Điều này dẫn đến tình trạng khó có thể cộng tác và chia sẻ các thông tin nội bộ.
Không thể truy cập được vào các dữ liệu và thông tin cần thiết khi không ở công ty.
Khó khăn trong việc cập nhật những thay đổi để tuân thủ các quy định. Các sự cố được tìm thấy và khắc phục quá trễ, không chủ động được trong việc xác định vấn đề của doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang gặp phải 60% – 70% các vấn đề trên thì đây là lúc bạn cần phải sử dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp của mình.
8 lưu ý để chọn đúng giải pháp ERP
ERP mang lại nhiều lợi ích thực tế cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi sử dụng ERP, bạn cần có sự lựa chọn đúng đắn để có thể phát huy hiệu quả quản lý tốt nhất.
Sau đây là 8 bước giúp bạn chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp:
Bước 1: Đánh giá
Bạn cần tập trung tất cả các thành viên cấp lãnh đạo để trao đổi tổng quan về hệ thống ERP. Điều này nhằm đảm bảo mọi thành viên đều hiểu được cách mà bạn đang đánh giá bên cung cấp.
Bước 2: Tạo bản đánh giá
Sau khi tìm hiểu sơ bộ, bạn cần nghiêm túc xem xét các hoạt động của doanh nghiệp để xác định được lĩnh vực nào đang hoạt động tốt, các thách thức doanh nghiệp đang gặp phải và những vấn đề bạn nghĩ rằng cần thay đổi.
Bước 3: Thiết lập tiêu chuẩn
Ở bước này, bạn sẽ đưa ra một tiêu chuẩn cụ thể để dùng trong quá trình đánh giá nhà cung cấp. Những tiêu chuẩn này bao gồm tính năng, nền tảng hoạt động, giá cả,…
Bước 4: Lên lịch tư vấn
Tiếp đó, hãy lên lịch liên hệ qua cuộc gọi, các cuộc họp trực tiếp hoặc có bản giới thiệu trực tuyến với nhà cung cấp bạn đang cân nhắc. Cần tìm hiểu về những thông tin chi tiết tổng quan nhất về các công ty và so sánh sự khác nhau giữa các nhà cung cấp. Cần dựa trên tiêu chuẩn đã thiết lập để đánh giá.
Bước 5: Tạo danh sách rút gọn
Sau quá trình so sánh, bạn cần chọn ra từ 2 đến 3 nhà cung cấp bạn muốn tiếp tục xem xét.
Bước 6: Liên hệ
Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp ở danh sách đã rút gọn và tiếp tục trao đổi để tìm hiểu nhiều hơn về sản phẩm của họ, về những lợi ích mà sản phẩm mang đến cho doanh nghiệp.
Bước 7: Chuẩn bị các câu hỏi
Chuẩn bị đầy đủ những câu hỏi chi tiết mà bạn đang muốn các nhà cung cấp giải đáp trong cuộc hẹn tiếp theo. Hãy dựa vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để đặt ra câu hỏi.
Bước 8: Tham chiếu với nhà cung cấp
Tìm hiểu và trao đổi thông tin với những công ty đã sử dụng hệ thống ERP từ nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đang xem xét. Hãy xem xét đánh giá từ họ, những vấn đề họ thích, những vấn đề họ không thích, những điều họ không muốn,…
Thu thập thông tin một cách đầy đủ nhất có thể để có cái nhìn chính xác nhất. Sau khi tìm hiểu kỹ và chọn được nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, bạn cần trực tiếp tham gia vào quá trình cài đặt từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc. Trực tiếp làm việc, trao đổi với nhà cung cấp để đưa ra chỉnh sửa phù hợp nhất với doanh nghiệp.
